Как реализовать решение Magento ERP для электронной торговли, не тратя слишком много денег [на основе тематического исследования]

How to Implement a Magento ERP Solution for Ecommerce Without Spending Too Much Money [Based on a Case Study]

Если у вас есть жалобы от клиентов, есть большая вероятность, что ваши системы управления запасами и заказами не работают эффективно. Но есть способ снизить операционные расходы и оптимизировать свой бизнес, упростив для ваших клиентов получение желаемых продуктов быстрее.

Здесь на помощь приходит система планирования ресурсов предприятия (ERP). На протяжении многих лет мы работали над индивидуальными функциями всех форм и размеров. В этой статье мы опишем один случай, когда мы разработали специальные инструменты Magento ERP для нашего клиента, Dampfi, швейцарской компании, которая продает продукты для вейпинга.

Во-первых, давайте проанализируем ERP, чтобы понять, что это такое и почему это так важно.

Что такое ERP?

ERP состоит из программного обеспечения, используемого всеми типами организаций (правительственными, коммерческими, розничными) для управления своими бизнес-процессами. Большинство предприятий продают какой-либо продукт или услугу, а системы ERP охватывают все необходимое, чтобы доставить продукт от производителя к продавцу и от продавца к покупателю. Процессы, которые охватывает ERP, включают управление заказами и запасами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), закупки, распределение, операции цепочки поставок и многое другое.

Проще говоря, программное обеспечение ERP позволяет компаниям увеличивать продажи, улучшать планирование и производительность с помощью единого «центрального командного центра», где владельцы бизнеса могут видеть аналитику, статистику и другие важные показатели.

Мы выяснили, что такое ERP-система – теперь нам нужно понять, как она работает и зачем она вам нужна.

Когда вам нужна система ERP?

Без решения ERP ваш бизнес может пострадать от серьезных последствий, таких как перепутанные заказы, неверная информация о доставке, недопустимые уровни запасов и неполная информация о продукте. Все эти баллы отразятся на ваших продажах и рентабельности инвестиций.

Большинство предприятий не могут функционировать без ERP, потому что рабочая сила, необходимая для выполнения того, что делает ERP, экономически невыгодна. Наш клиент, Dampfi, решил создать систему ERP именно по этой причине.

Ни один крупный бизнес электронной коммерции не может работать без ERP. А как же малый и средний бизнес? Им также требуется программное обеспечение ERP?

Это является теоретически возможно для меньшего магазина функционировать без ПОР. Например, вы можете обойтись ручным управлением заказами и складскими запасами. Существует также несколько менее архаичный вариант электронной таблицы Excel, но в любом случае управлять магазином вручную крайне неэффективно.

На самом деле единственный сценарий, в котором вам не нужна автоматизированная или полуавтоматическая ERP, – это если вы только начинаете работу с онлайн-каталогом или работаете над проверкой концепции. В этом случае вам все равно понадобится ERP, как только вы решите построить полнофункциональный магазин электронной коммерции и будете искать правильную платформу для электронной коммерции.

Хотя комплексного программного обеспечения для каждого бизнес-процесса не существует, ERP может взять на себя основную тяжесть вашей рабочей нагрузки и объединить ваши бизнес-процессы более согласованным образом. Имея это под рукой, вы можете помочь своей компании принимать решения на основе данных.

Итак, как узнать, какая система вам нужна?

Чтобы ответить на этот вопрос, вам сначала необходимо определить:

• Ваш текущий объем заказа
• Как вы выполняете заказы, а также способы доставки и требования (например, таможенные декларации)
• Если вам необходимо подключить обычные магазины или склады к вашему интернет-магазину (-ам)

Есть несколько способов добавить решение Magento ERP в свой электронный магазин. Вот ваши варианты:

4 способа реализовать ERP-систему в Magento

Какой из этих вариантов кажется вам оптимальным?

1. Готовые инструменты управления магазином Magento

   В Magento есть очень простые инструменты для управления вашим магазином. Вы можете добавлять продукты и категории продуктов, управлять запасами и отслеживать заказы прямо из панели администратора Magento. Это достойный вариант для начинающего магазина, но если заказы начнут поступать, вы быстро потеряете массу возможностей.  

2. Сторонняя интеграция с ERP

   Если ваш бизнес вырос за пределы возможностей расширений ERP (расширение BoostMyShop поддерживает до 20 000 продуктов и 500 заказов в день), то пришло время взглянуть на решение корпоративного уровня. В нашем руководстве по интеграции ERP описаны особенности и плюсы / минусы таких вариантов интеграции ERP, как. SAP ERP, Netsuite ERP от Oracle и Microsoft Dynamics ERP – это большая тройка, на которую стоит обратить внимание.

   Преимущества внешних интегрированных ERP включают облачную базу данных и более надежные функции. Конечно, затраты на интеграцию и настройку системы ERP значительно выше, чем на собственное расширение.

3. Расширение Magento ERP

   Добавление расширения – один из самых простых способов быстрого внедрения системы ERP. Доступно несколько популярных расширений Magento ERP, одно из которых – Embedded ERP от BoostMyShop (BMS). 

   У собственного расширения Magento есть следующие преимущества: оно использует локальную базу данных (не облачную), оно дешевле по сравнению со сторонней интеграцией, предлагает больший контроль над настройками и дешевле в настройке.

4. Разработайте собственную ERP с нуля
   

   Самый затратный вариант – разработать собственную ERP-систему с нуля. Этот вариант подходит только для крупных игроков отрасли или государственных организаций. Стоимость разработки, затраты на сервер и время, необходимое для выполнения этой задачи, просто недосягаемы для большинства магазинов электронной коммерции.

Почему наш клиент решил внедрить расширение Magento ERP

Когда наш клиент обратился к нам за помощью, он уже использовал встроенное расширение ERP от BMS. Они выбрали его, потому что это открытый исходный код, и они могут настроить его для наилучшего удовлетворения своих потребностей.

Стандартная версия расширения Embedded ERP предлагает следующее:

• Идеальная интеграция с бэк-офисом Magento – доступ ко всем административным функциям вашего сайта в одном интерфейсе
• Синхронизированные и актуальные данные – Magento и расширение используют одну и ту же базу данных, поэтому ваши данные всегда актуальны
• Быстрое развертывание, простая установка и отсутствие проблем с развертыванием – все ваши данные будут доступны, где бы вы ни находились
• Возможности настройки – вы можете настроить расширение, используя настройки, плагины и пользовательские модификации

Стандартных инструментов, созданных BMS, изначально было достаточно, но в конце концов Дампфи увидел необходимость в оптимизации ряда процессов для освобождения ресурсов и автоматизации рутинных задач.

Как мы настраивали расширение Embedded ERP от BoostMyShop

Наши клиенты не всегда точно знают, чего хотят. Иногда они предпочитают спрашивать нас, как мы это видим, исходя из нашего опыта, и мы рады сами наметить все задачи. С Dampfi владелец магазина имел четкое представление о том, что ему нужно, и писал подробные описания каждой функции, которую ему нужно было настроить. Наша задача заключалась в том, чтобы сделать расширение более эффективным и, как следствие, сделать Dampfi более эффективным.

Более разумное управление запасами

Отслеживание запасов – большая проблема для любого владельца магазина, и наличие продуктов на складе – единственный способ сделать покупку у вашего покупателя. Нет на складе = нет продажи. Наша задача заключалась в том, чтобы отремонтировать модуль инвентаризации, чтобы позволить Dampfi находить баланс запасов на своих складах и автоматизировать обработку счетов.

Оптимизируйте и оптимизируйте процесс заказа у поставщиков

Раньше сотрудникам Dampfi приходилось проходить утомительный процесс ручной проверки всех продуктов, доступных от поставщиков, чтобы найти лучшие цены, а затем размещать заказы. Эта трудоемкая процедура обходится персоналу примерно в 8-10 часов в неделю.

• Мы добавили ссылку на сайты поставщиков для каждого продукта и таких опций, как цвет и цена. Кроме того, мы добавили поле, которое показывает, есть ли у поставщика товар на складе.
• Для продуктов, недоступных на момент заказа, мы добавили уведомление, которое показывает, в чем проблема (например, продукта больше нет в наличии или нет на складе).
• Помимо отображения самой дешевой цены на каждый товар, мы добавили возможность создавать заказы от поставщиков прямо из панели администратора.

Автоматизированные уровни запасов

Проверка уровня запасов на каждом складе производилась вручную, поэтому мы решили максимально автоматизировать процесс. Клиент хотел, чтобы модуль ERP автоматически проверял историю продаж для каждого продукта и определял оптимальные уровни запасов в зависимости от популярности продукта.

• Мы настроили модуль, чтобы включить дату «последней проверки» на складе.
• Мы добавили триггер для уведомления персонала о необходимости заказа большего количества товаров у поставщика, чтобы достичь оптимального уровня запасов для каждого склада.

Сделайте предварительный заказ «умнее»

Dampfi использовала стандартную функцию предварительного заказа, которая поставляется с расширением, но если продукты больше не будут доступны у поставщика, это может создать проблемы с клиентским опытом (например, невыполненные заказы). Вот почему систему пришлось модернизировать, чтобы учесть доступность продукта.

• У Dampfi есть синтаксический анализатор, инструмент, который разбивает данные, которые они используют для проверки уровня запасов поставщиков каждый час. Мы создали сервис, который позволяет Magento взаимодействовать со сканером.

Автоматическая балансировка запасов между складами

Недостаточность или затоваривание запасов создает турбулентность в денежных потоках и потенциально может привести к потере располагаемого капитала. Поскольку у Dampfi есть два физических магазина и склад для онлайн-продаж, им понадобился инструмент для автоматического определения того, сколько запасов необходимо переместить между тремя складами для достижения идеального уровня запасов.

• Мы улучшили систему балансировки запасов под названием Transfer Helper, чтобы показать, сколько запасов необходимо переместить между складами, чтобы максимизировать продажи и предотвратить дефицит или затоваривание.

Автоматический парсер для обработки счетов

Товары, полученные от поставщиков, должны добавляться персоналом вручную, чтобы показать точные уровни запасов. Это отнимает драгоценное время, которое можно потратить на основной бизнес. Неточности в уровнях запасов – серьезное препятствие для клиентов, которые разочаровываются и больше не хотят покупать у вас. Все эти факторы сделали эту задачу приоритетной.

• Мы разработали синтаксический анализатор, который автоматически просматривает каждый счет-фактуру поставщика и добавляет вновь поступившие продукты к уровням запасов, чтобы клиенты могли видеть самую последнюю информацию.

Пользовательские инструменты для более быстрой доставки заказов

Однодневная доставка Amazon Prime уже запущена, и это почти невероятное достижение стало возможным благодаря лучшему управлению заказами в отрасли. У Dampfi уже была однодневная доставка, но им нужно было автоматически создавать таможенные декларации и разработать уникальную складскую систему, чтобы собирать заказы быстрее, чем когда-либо прежде.

Создание таможенных форм CN22

Поскольку Dampfi является швейцарской компанией, для любых товаров, отправляемых за пределы Европейского Союза, требуется этикетка CN22 – форма таможенной декларации, которая должна быть прикреплена к внешней стороне упаковки.

• Мы создали инструмент, который автоматически генерирует декларации CN22 в формате PDF для заказов, которые необходимо выполнить за пределами ЕС.

Складская система Pick2light

На складах, как известно, сложно ориентироваться, особенно когда у вас много мелких товаров на нескольких полках. Dampfi решила использовать инновационное решение под названием Pick2light – разместить над продуктами небольшие светодиодные фонари, которые загораются при получении заказа.

• Мы написали код, который обменивается данными между Magento и системой светодиодных фонарей на основе Raspberry Pi, компьютера размером с кредитную карту. Например, если заказ клиента содержит несколько продуктов, световые индикаторы указывают, какие продукты необходимо взять сотрудникам.

Выводы

Когда дело доходит до выбора системы ERP, вы должны сначала определить потребности вашего бизнеса. Когда вы знаете, что вам нужно сделать и где у вас есть пробелы, легче оправдать дополнительные затраты на стороннюю интеграцию, а не на расширение Magento ERP. Если в вашем магазине менее 20 000 товаров и 500 заказов в день (ограничения расширения Embedded ERP), тогда расширение идеально, потому что вы можете настроить его так, чтобы максимально сэкономить время.

Все можно настроить, если это позволяет архитектура, лежащая в основе. Прелесть Magento в том, что это платформа электронной коммерции с открытым исходным кодом. В сочетании с расширением с открытым исходным кодом от BoostMyShop гибкость для создания и настройки любой функции может стать реальностью.

Источник записи: https://elogic.co