Стратегии управления запасами: как управлять запасами по мере роста

Когда кто-то упоминает об управлении запасами, мы представляем себе сотрудника, который проводит инвентаризацию в подсобке или кропотливо обновляет сложную электронную таблицу Excel.

Эти сценарии не так уж далеки от истины.

Предприниматели на ранней стадии сосредоточены на создании спроса; они используют Excel для отслеживания предварительно проданных товаров и поставщиков. Растущие бренды стремятся автоматизировать и оптимизировать. На крупных предприятиях ответственность за высокий уровень операционной деятельности – от цепочки поставок до бухгалтерского учета и управления персоналом до продаж и маркетинга – входит в обязанности всей компании.

Продавцы электронной коммерции и владельцы бизнеса сталкиваются с операционными проблемами на каждом этапе процесса развития бизнеса, включая ручное управление заказами, подверженное ошибкам, неоплаченные счета-фактуры от поставщиков, высокие прогнозы продаж, отсутствие прогноза спроса и избыток рабочей силы и материалов. Среди них управление запасами является наиболее важным для любой товарной компании.

Запасы равны наличным деньгам.

Высокий спрос на вашу продукцию при недостаточном количестве запасов может означать потерю клиентов в пользу конкурентов. Слишком много товаров и недостаточный объем продаж означает потерю денег. Непроданные товары также означают, что вы должны платить за хранение и безопасность, задерживая ваш денежный поток.

В любом бизнесе деньги – король. Это твоя кровь. Лучший способ оптимизировать денежный поток – это эффективное управление запасами.

Что такое управление запасами?

Управление запасами – это систематический подход к получению, хранению и получению прибыли от неосновных активов (таких как сырье и готовая продукция). Нужные запасы, на нужном уровне, в нужном месте, в нужное время и по нужной цене.

Розничная торговля – это самый широкий всеобъемлющий термин для описания продаж «бизнес-потребитель» (B2C). По сути, существует два типа розничной торговли, разделенных по тому, как и где происходит продажа:

• Во-первых, онлайн-розница (электронная торговля), где покупка происходит в цифровом виде.
• Во-вторых, оффлайн-розничная торговля, когда покупка осуществляется физическим путем через обычный магазин или у продавца.

Оптовая торговля, с другой стороны, относится к продажам между предприятиями (B2B). Знание различий и лучших практик розничной и оптовой торговли имеет решающее значение для успеха инвентаризации.

Большинство предприятий поддерживают запасы по нескольким каналам, а также в разных местах. Разнообразие управления запасами в розничной торговле усложняет его и подчеркивает его важность для вашего бренда.

Прежде чем углубляться в стратегии и методы, давайте взглянем на некоторые основы управления запасами для начинающих; напоминание о терминологии и формулах.

Терминология управления запасами

• Сканер штрих-кода:  физические устройства, используемые для регистрации и проверки запасов в собственных центрах выполнения заказов и на сторонних складах.
• Наборы: группы товаров, которые продаются как один товар: продажа камеры, объектива и сумки как одного артикула.
• Стоимость проданных товаров (COGS): прямые затраты, связанные с производством, наряду с затратами на хранение этих товаров.
• Остаток:  товары, которые никогда не продавались или не использовались покупателем (обычно потому, что они каким-то образом устарели).
• Запас развязки: также известен как страховой запас или запас развязки; относится к запасам, которые зарезервированы в качестве подстраховки для снижения риска полной остановки производства, если один или несколько компонентов недоступны.
• Экономический объем заказа (EOQ): EOQ относится к тому, сколько вы должны повторно заказать с учетом спроса и ваших затрат на хранение запасов.
• Затраты на содержание: также известны как затраты на содержание; затраты, которые несет ваш бизнес по хранению и хранению инвентаря на складе, пока он не будет продан покупателю
• Дополнительные расходы: это расходы на доставку, хранение, импортные сборы, пошлины, налоги и другие расходы, связанные с транспортировкой и покупкой инвентаря.
• Время выполнения: время, которое требуется поставщику для доставки товаров после размещения заказа, а также временные рамки для потребностей бизнеса в повторном заказе.
• Выполнение заказа: полный жизненный цикл заказа от точки продажи до комплектации и отгрузки до доставки покупателю.
• Управление заказами: механизмы бэкэнда или «бэк-офиса», которые регулируют получение заказов, обработку платежей, а также выполнение, отслеживание и общение с клиентами.
• Заказ на поставку (ЗП): коммерческий документ (B2B) между поставщиком и покупателем, в котором указаны типы, количество и согласованные цены на продукты или услуги.
• Инвентаризация конвейера: любые запасы, которые находятся в «конвейере» цепочки поставок бизнеса – например, в производстве или отгрузке – но еще не достигли конечного пункта назначения.
• Точка повторного заказа: установите квоты инвентаризации, которые определяют, когда должен произойти повторный заказ, с учетом текущего и будущего спроса, а также времени (ов)
• Страховой запас: также известен как буферный запас; инвентарь, хранящийся в резерве на случай нехватки
• Заказ на продажу: транзакционный документ, отправляемый клиентам после совершения покупки, но до выполнения заказа.
• Единица складского учета (SKU): уникальный код отслеживания (буквенно-цифровой), назначаемый каждому из ваших продуктов, с указанием стиля, размера, цвета и других атрибутов.
• Сторонняя логистика (3PL): Сторонняя логистика относится к использованию внешнего поставщика для обработки части или всех ваших складских операций, выполнения, доставки или любых других операций, связанных с запасами. Четвертая логистика (4PL) делает шаг вперед, управляя ресурсами, технологиями, инфраструктурой и полномасштабными решениями цепочки поставок для бизнеса.
• Вариант: уникальные версии товара, например определенного цвета или размера.

Четыре формулы управления запасами

Формула № 1 Формула экономического заказа (EOQ)

Ваш EOQ – это оптимальное количество продуктов, которое вы должны приобрести, чтобы свести к минимуму общие затраты на заказ или хранение запасов. Определение вашего EOQ потенциально может сэкономить вам значительную сумму денег.

EOQ = √ (2DK / H) или квадратный корень из (2 x D x K / H)

Где:

• D = Стоимость установки (за заказ, как правило, включает доставку и транспортировку)
• K = Норма спроса (объем продаж в год)
• H = Стоимость содержания (в год, на единицу)

Формула № 2 Формула выдачи запасов (DIO) за 2 дня

Дни выдачи запасов (DIO), также известные как дни продажи запасов (DSI), относятся к количеству дней, в течение которых запасы превращаются в продажи. Среднее количество неоплаченных дней запасов варьируется от отрасли к отрасли, но обычно предпочтительнее использовать более низкий DIO.

Формула № 3 Формула точки повторного заказа

Формула точки повторного заказа отвечает на извечный вопрос: когда лучше заказывать дополнительные запасы? Расчет точки повторного заказа осуществляется в три этапа:

• Определите потребность в сроках выполнения заказа в днях
• Рассчитайте свой страховой запас в днях
• Суммируйте спрос на время выполнения заказа и свой страховой запас

Формула № 4 Формула безопасного запаса

Страховой запас действует как аварийный буфер, который вы можете вырвать, когда кажется, что вы на грани распродажи. Вы хотите иметь достаточно страхового запаса, чтобы удовлетворить спрос, но не настолько, чтобы увеличившиеся расходы на транспортировку в конечном итоге истощили ваши финансы.

Хотя это звучит как здравый смысл, уловка состоит в том, чтобы решить, сколько страхового запаса нужно нести:

• Умножьте максимальное ежедневное использование на максимальное время выполнения заказа в днях
• Умножьте среднее ежедневное использование на среднее время выполнения заказа в днях.
• Рассчитайте разницу между ними, чтобы определить свой страховой запас.

Операционные соображения

Ваш бизнес будет иметь разные потребности и сталкиваться с проблемами на каждом этапе развития. Мы изложили операционные соображения, краткие тематические исследования и рекомендации по выживанию и процветанию на каждом этапе – от создания до запуска и роста – вашего бизнеса.

Стадия сборки

Родилась идея. Вы можете начать свой предпринимательский путь с дропшиппинга как средства исследования рынка. Эта стратегия позволяет вам предлагать широкий ассортимент товаров без фактического приобретения и хранения запасов. Через несколько месяцев некоторые предприниматели обнаруживают достаточный потребительский спрос, чтобы оправдать их собственный продукт под брендом.

Благодаря этой проверке искусный домашний мастер может разработать прототип и либо создать небольшую партию продукции, либо самостоятельно, либо совместно с производителем.

Создание собственных продуктов позволяет вам получать относительно низкие производственные затраты, которые для многих предприятий электронной коммерции могут составлять основную часть их начальных затрат. Это также дает вам полный контроль качества вашей продукции и гибкость бизнеса, позволяющую адаптироваться к требованиям и спецификациям. Однако объем производства ограничен вашими навыками и ресурсами, и у вас остается меньше времени для работы над другими аспектами вашего бизнеса.

Те, кто уверен в конкурентоспособности продукта, но не в своих собственных навыках производителя, передадут работу по созданию прототипа проверенному производителю. Это помогает начинающим предпринимателям добиться максимальной прибыли по сравнению с дропшиппингом или оптовой закупкой. Но это представляет наибольший риск, поскольку производителям требуется минимальное количество заказов – неизбежные начальные затраты. Процесс прототипирования, отбора проб, доработки и конечного производства также занимает много времени; усугубляется различиями в языках, культурах и часовых поясах – если вы решите передать это на аутсорсинг за границу.

На этом этапе многие предприниматели предварительно продают товары, чтобы привлечь внимание первых пользователей, которые гордятся тем, что у них в наличии есть совершенно новый, необычный и привлекательный продукт. Если их вера в ваш продукт сильна, они могут быть вашими лучшими защитниками, но также и самыми резкими критиками.

Выслушайте их и поддерживайте связь. Предоставьте им платформу для обмена отзывами, которые будут полезны для следующей итерации вашего продукта. Используйте их комментарии, чтобы внести необходимые изменения перед публичным запуском.

Затем помните о своем идеальном клиенте. С какой проблемой они сталкиваются, которую вы решаете? Чего им следует ожидать при использовании вашего продукта? Они уже используют похожие продукты? Какие и почему? Может ли ваш продукт работать лучше? Какие демографические данные вы можете почерпнуть? Что они предпочитают или не любят? Где они делают покупки?

Это упражнение поможет вам создать образ покупателя, что упростит создание бренда. Например, если вы создаете линию для ухода за мужчинами, вы можете избегать пастельной цветовой палитры или детских иконок. Если вы узнаете, что ваш идеальный клиент (будущие мамы) хочет, чтобы его считали стильным, вы примените это в фотографиях и контенте вашего бренда. Правильно изученная личность покупателя поможет вам создать бренд, который без труда найдет вашего идеального покупателя.

Представление вашего продукта в мире потребует времени, а размер рынка этого продукта невелик. Это означает, что продажи низкие и, как правило, медленные, поэтому важно поддерживать относительно низкие уровни запасов, поскольку вы работаете с поставщиками, которые обладают гибкостью и могут облегчить быстрое создание прототипов по доступной цене. Это будет иметь важное значение для вашего раннего успеха.

И наоборот, стоимость таких вещей, как исследования, разработки и маркетинг, может быть высокой, особенно в конкурентной нише.

На этом этапе обычно используется электронная таблица Excel для управления заказами на покупку, запасами и отслеживания поставщиков. В Интернете доступно множество бесплатных шаблонов инвентаря, выберите тот, который вам подходит. Если вы знаете, как использовать его правильно, вы можете создать множество очень ценных формул инвентаризации, которые помогут вам отслеживать запасы, продажи, заказы на покупку, поставщиков и многое другое.

У Excel есть свои недостатки, особенно когда ваш бизнес начинает расширяться. Но если у вас ограниченное количество продуктов и каналов продаж, доверьте себе, что вы дважды проверяете цифры по мере их ввода, имеете свободное время и вам нужно что-то простое и экономичное, Excel справится с этой задачей.

Стадия запуска

Пора взлетать! Ваш продукт теперь доступен для покупки. Но то, что вы его строите, не означает, что люди придут. Вы должны создать спрос.

Чтобы повысить узнаваемость бренда, предприниматели используют комбинацию стратегий, включая отношения со СМИ, прямую почтовую рассылку, маркетинг влияния или работу со знаменитостями. Другие обращаются к цифровому маркетингу (например, PPC, SEM, реклама в социальных сетях), чтобы направить постоянный поток онлайн-посетителей в их магазин электронной торговли. При правильной настройке и оптимизации со временем эти посетители сайта должны быстро превратиться в клиентов.

Бренды, ориентированные на потребителей (DTC), перевернули традиционный маркетинг, воспользовавшись привычками миллениальной аудитории делиться информацией в социальных сетях. Например, Rent the Runway поощряет клиентов размещать фотографии, на которых они изображены в платьях, которые размещены на каждой странице продукта. Фотографии реальных женщин разных форм и размеров – мощный маркетинговый стимул для тех, кто еще не решился взять напрокат платье.

А как насчет того, чтобы запустить собственный магазин или разместить свой продукт во всплывающем демонстрационном зале? Вместо физических товаров в этих помещениях часто работают очень внимательные сотрудники с iPad, которые помогают привлечь покупателей к их опыту электронной коммерции, чтобы получить подробную информацию о продуктах и ​​возможность совершить покупку. Это заслуживающая внимания стратегия, которая успешно собирает ценные данные о клиентах и ​​помогает вам укреплять отношения в долгосрочной перспективе.

Подготовка – это ключ к успеху. На этом этапе начните с малого с первого производственного цикла. Поддерживайте низкий уровень запасов и увеличивайте его по мере роста спроса. Подумайте, как заказы будут выполняться, доставляться клиентам или доставляться на место обычным поставщикам.

Подумайте о своих текущих системах и процессах. Может ли ваша таблица не отставать?

Honest Brew сначала начала с календаря в виде электронной таблицы, содержащего имена всех клиентов, чтобы вручную отслеживать инвентарь и условия подписки. Прогнозирование и показатели роста основывались исключительно на оценках. Вскоре Honest Brew съежилась от горького вкуса ручных операций. Им требовалась актуальная информация и контроль над своими запасами, артикулами, процессами закупок и выставлением счетов.

Если вы проводите слишком много времени в Excel или боитесь еженедельно проводить инвентаризацию, вы можете обновить свою систему до специального решения для управления запасами. Он не только автоматизирует множество ручных, трудоемких задач, но также позволит вам объединить все ваши инструменты вместе, чтобы помочь во всем, от закупок до выполнения заказов. С этого момента работа будет только увеличиваться.

По мере роста глобального спроса на ваш продукт будут расти и ваши транспортные и трудовые затраты, риски и ожидания в отношении обслуживания мирового класса. Вам нужно будет подумать об эффективном управлении запасами и запасами на нескольких складах.

Потребность в одном или двух дополнительных складах не ограничивается только транснациональными компаниями, но также рассматривается компаниями, работающими в фрагментированных регионах, труднодоступных местах или районах с ограниченной логистикой. Другие владельцы бизнеса хотят иметь резервные склады, покрытые страховыми планами на случай непредвиденных или наихудших сценариев (например, наводнения, пожары, землетрясения и т.д. ).

Стадия роста

Теперь у вас есть эффективный маркетинговый план, стабильный поток поступающих заказов, с учетом более крупных помещений и увеличения вашей рабочей силы.

Поздравляю! Все это здоровые признаки роста бизнеса.

Возможно, вы не захотите это слышать, но у такого стремительного успеха есть и обратная сторона. Большинство предприятий терпят неудачу на этом этапе, потому что они не настроены на устойчивый рост.

Пришло время оптимизировать процессы и автоматизировать деятельность, чтобы увеличить продажи и чистую прибыль. Вам также необходимо управлять различными типами инвентаря для получения максимальной прибыли и минимальных затрат. Но знаете как?

С помощью ABC Inventory Analysis and Management вы можете просматривать свои запасы с точки зрения самых продаваемых и наименее продаваемых, а также с точки зрения минимальных затрат на запасы до самых высоких. Это подход к оптимизации запасов, который предполагает, что не все продукты имеют одинаковую ценность, и необходимо уделять больше внимания критически важным продуктам.

ABC Inventory Analysis также позволяет проводить стратегическое ценообразование, которое может положительно повлиять на прибыльность, прогнозировать спрос и устанавливать уровни обслуживания клиентов, которые отдают приоритет ценным клиентам класса А.

Хотя жестких правил разделения продуктов не существует, категории обычно выглядят примерно так:

• A Предметы: 20% продуктов, что составляет от 70% до 80% потребительской стоимости.
• Пункты B: 30% продуктов, что составляет от 10% до 20% стоимости потребления.
• C Товары: 50% продуктов, что составляет до 10% от стоимости потребления.

Эта модель может быть адаптирована для различных типов продуктов и предприятий, при этом основное внимание уделяется выявлению и развитию лидеров продаж для повышения прибыльности.

Как мы упоминали ранее, вы можете подумать о найме большего количества людей, чтобы не отставать от растущей сложности и больших объемов продаж. Но без соответствующих инструментов и систем будут совершаться ошибки, и со временем эти ошибки будут усугубляться.

Компании с доходом менее 1 миллиона долларов ежемесячно тратят более 90 часов на управление запасами, поиск продуктов и управление заказами на покупку и продажу. Процесс управления заказами намного сложнее, чем просто принимать и регистрировать заказы на продажу. Когда вы его разбиваете, то на самом деле он представляет собой каскад событий, которые проходят через вашу организацию и влияют на всю ее операционную экосистему. В него входит необходимость:

• Получение и отслеживание заказов на продажу
• Прогноз будущего потенциального спроса
• Храните и храните данные клиентов
• Обновляйте несколько каналов продаж в режиме реального времени
• Выполняйте заказы точно и своевременно
• Обработка платежей в нескольких валютах и ​​обновление бухгалтерских книг
• Отслеживание, мониторинг, обновление и пополнение (или производство) инвентаря

И, вдобавок ко всему, продолжайте безупречно вести продажи и маркетинг.

Оптимизируя и автоматизируя серверную часть своего бизнеса и внедрив систему управления заказами, вы наконец сможете отыграть время, которое было украдено ручными или неэффективными рабочими процессами.

Надежное решение для управления запасами и заказами также поможет вам избежать распространенных ошибок при выполнении заказов: отсутствие запасов, ручная и подверженная ошибкам сверка, недостаточность капитала и снижение удовлетворенности клиентов.

Он также предоставит вам видимость заказов и уровней запасов в реальном времени, прогнозирует спрос и интегрируется с вашими инструментами, складами и сторонними партнерами по логистике для беспрепятственного процесса выполнения.

Вывод

Чтобы по-настоящему расти и расширять свой бизнес, пересмотрите фундамент, на котором он построен, и системы, которые вы выбрали для его поддержки. Но вам не следует откладывать это на более поздние стадии вашего бизнеса. С самого начала обратите внимание на области, в которых вы можете оптимизировать операции, снизить эффективность и повторить успехи, чтобы, когда придет время, вы не просто внедряете пластыри, а целостную и интегрированную систему, которая поможет вашему бизнесу процветать. в текущих и будущих рыночных условиях.

Источник записи: https://www.abetterlemonadestand.com