Как работать удаленно: 9 советов и инструментов для управления удаленной жизнью
Вы один из миллионов сотрудников, которые в последнее время с головой окунулись в удаленную работу из дома? Добро пожаловать в команду.
Есть несколько категорий, в которые вы можете попасть в первый раз. Некоторые люди обнаруживают, что они полностью созданы для удаленной работы. У некоторых есть много вещей, к которым нужно привыкнуть. И есть еще одна категория людей, которым нравится работать удаленно, это полная анархия и хаос.
Но есть и хорошие новости: даже если вы находитесь в последней группе, есть множество советов, инструментов и ресурсов, которые помогут вам как можно быстрее разобраться в происходящем.
В этой статье мы рассмотрим несколько советов и рекомендаций о том, как слаженно работать с вашей командой, обеспечивая при этом продуктивность и комфорт самому себе. Вы также получите подробную информацию о некоторых из лучших инструментов для совместной работы для удаленных команд и сотрудников.
Готовы работать продуктивно? Давай сделаем это.
5 ключей к успеху при удаленной работе
Независимо от того, являетесь ли вы новичком в удаленной работе из дома или у вас есть некоторый опыт, всегда есть возможности для улучшения. Вот пять вещей, которые вы должны решить, чтобы убедиться, что вы настроили себя и свою команду на максимальную отдачу и минимум безумия.
1 Общайтесь, пока не найдете свой поток.
Когда вы впервые погрузитесь в удаленную работу из дома, вам нужно будет прояснить множество вещей, особенно если есть несколько человек, которым нужно найти групповой поток в дополнение к поиску своего личного потока.
И, конечно же, появятся новые потребности, которых вы никогда раньше не ожидали.
Вы не уверены, кто отправит электронное письмо с отчетом о встрече? Спросите свою команду. Возникли проблемы с установкой нового программного обеспечения для управления проектами? Получить помощь. Боитесь, что перерыв в виртуальных классах ваших детей прервет большую встречу в 2 часа дня? Расскажите своему боссу и попытайтесь вместе найти решение.
Я могу лично гарантировать, что у вас будет больше проблем, чем вы можете предсказать. Но когда вы будете максимально активны, вы будете в гораздо лучшем положении, чтобы справляться с делами быстро и гарантировать, что все идет гладко.
2 Используйте «playbooks», чтобы держать всех на одной странице.
По мере того, как вы начинаете использовать новые инструменты и создавать новые способы работы, документируйте их в виде «сборников». Запишите все в удобном для всех в команде месте. Это может быть ваша модная платформа для управления проектами или что-то бесплатное и простое, например, документ или электронная таблица на Google Диске.
Когда в ваших сценариях все предельно ясно, вы и ваша команда можете действовать проактивно, а не реагировать. Это означает максимальную эффективность вместо того, чтобы постоянно проходить одни и те же безумные шаги, прося и ожидая решения проблем.
Создайте столько сценариев, сколько вам нужно, и задокументируйте как можно больше, в том числе:
- Человек или роль, которые обрабатывают определенные типы задач, проектов и проблем.
- Пошаговые инструкции по выполнению, доставке задач и проектов и составлению отчетов
- Что делать при возникновении определенных проблем (документируйте каждую проблему по мере их выявления и решения внутри компании)
- Протокол для решения неотложных проблем, например технических проблем.
Необязательно быть очень строгим в отношении реализации всего в T, но четкое и подробное описание всего поможет тем, кто в этом нуждается, тогда, когда они в этом нуждаются.
3 Сосредоточьтесь на достижении целей.
Каждому нужно будет найти свой собственный ритм, когда он научится управлять удаленной работой из дома. Это означает, что каждый, естественно, будет по-разному выполнять свои задачи и сколько времени тратит на выполнение определенных задач.
Если вы управляете командой (или даже просто управляете собой), сосредоточьтесь на конечных целях, а не на пути, по которому вы их добиваетесь.
Это оставляет свободу действий, когда дело доходит до выяснения того, что лучше всего работает для каждого человека. Сначала может показаться, что дела идут медленнее, но у всех будут разные методы и привычки. Позволить людям самому выбирать свой путь – это, в конечном счете, лучший способ повысить эффективность и продуктивность в долгосрочной перспективе.
Конечно, вы захотите убедиться, что люди следуют инструкциям, когда они у вас есть, но оставьте немного места для маневра, чтобы приспособиться к разным личностям.
В большинстве компаний часть дня становится «охладителем воды» или временем, проведенным за общением вне работы. На самом деле кулер для воды – это священное место, где коллеги могут поболтать, посмеяться и быстро отдохнуть от повседневных дел.
Если общение с коллегами – это то, что вам действительно нравится (а не просто то, что вы вынуждены терпеть), постарайтесь по-прежнему проводить с ними время для тимбилдинга. Например, один из моих виртуальных клиентов на самом деле создал канал Slack под названием «Watercooler», где мы все болтаем, делимся статьями, мемами и другими вещами, которые определенно не являются частью нашей должностной инструкции.
Это помогает нам поддерживать чувство товарищества и гарантирует, что мы можем отвлечься от работы время от времени, когда нам нужно какое-то социальное взаимодействие.
Возможно, вы даже захотите устроить виртуальный счастливый час, когда все приносят напитки и общаются с помощью инструмента для видеоконференций, такого как Zoom или Skype. Конечно, здесь используйте свое суждение. Не каждое рабочее место подходит для миксера для выпивки.
5 Обратите внимание на свое рабочее место.
Ваше рабочее место может одновременно быть одним из недостатков и преимуществ удаленной работы. Это может быть здорово, когда ваша поездка на работу меняется с 20-минутной поездки на машине или поезде на 20-секундную прогулку от кровати до стола.
Но если вы никогда раньше не работали из дома, у вас может не быть всего необходимого для комфортного отдыха снаряжения. Возможно, вам придется работать за кухонным столом вместо личного кабинета. Возможно, вам придется использовать барный стул вместо того классного вращающегося стула, который предоставила ваша компания.
Даже если это не идеально, есть способы улучшить рабочее пространство, чтобы повысить комфорт и продуктивность. По крайней мере, убедитесь, что вы уделяете первоочередное внимание своему физическому комфорту.
Вот несколько советов:
- Проблемы с позвоночником? Попробуйте подложить подушку под задницу, используя ее в качестве поясничной опоры для поясницы, или поставьте импровизированный стол стоя, чтобы вы не сидели весь день.
- Проблемы с шеей? Если у вас болит шея от взгляда вниз, попробуйте поставить ноутбук на несколько книг или купить дешевую подставку.
- Уберите лишнее в своем пространстве. Уберите свой стол или стол, чтобы ничто не отвлекало сразу. Вы удивитесь, насколько это может помочь.
Если вы работаете в компании, скорее всего, они уже заложили основу для инструментов, которые вы и ваша команда будете использовать. В некоторых случаях эти инструменты являются просто продолжением того, что вы использовали в офисе.
Но если вы отвечаете за управление командой или просто хотите быть более эффективным с людьми или клиентами, с которыми вы регулярно имеете дело, ознакомьтесь с этими замечательными инструментами, которые действительно могут изменить вашу повседневную жизнь. повседневная жизнь.
1 Инструменты видеоконференцсвязи
Если бы у вас были регулярные личные встречи, было бы сложно отказаться от холодной индейки. Вот почему так много людей используют инструменты видеоконференцсвязи. Они являются одними из лучших инструментов совместной работы для удаленных команд, помогая вам поддерживать это чувство сотрудничества и совместной работы даже из дома.
Кроме того, большинство инструментов видеоконференцсвязи включают удобные функции, такие как совместное использование экрана, которое позволяет вам легко показывать другим, что находится на вашем экране, для просмотра презентаций или списков дел. Другие функции включают запись видео для отправки после звонков, а также интеграцию с вашим календарем. Некоторые инструменты, такие как Zoom, даже имеют виртуальный фон, если ваше домашнее рабочее пространство не совсем идеально.
К другим популярным инструментам видеоконференцсвязи относятся:
2 Инструменты чата
В лучших практиках удаленной работы следует опасаться ненужных звонков. Вот почему чат в реальном времени – один из лучших инструментов для совместной работы для удаленных команд – вы все равно можете решать проблемы по мере их возникновения, но не отвлекая друг друга от концентрации или графика.
Инструменты чата также помогают убедиться, что пятиминутная проблема не превратилась в 20-минутный звонок, с которым вы, вероятно, уже сталкивались раньше.
Вот несколько популярных и проверенных инструментов чата:
Совет от профессионала: хотя эти инструменты могут быть настоящим благословением, остерегайтесь момента, когда они могут стать проклятием. Некоторые люди – волшебные единороги, которых никогда не отвлекают люди, которые пытаются поговорить с ними весь день, пока они находятся в зоне. Большинство людей не понимают этого.
Проверьте, есть ли в выбранном вами инструменте функция «Не беспокоить», которая отключает возможность вашей команды тыкать в вас весь день. Они увидят, что вы недоступны, и вы сможете получать эти сообщения и возвращаться к ним, когда это сработает для вас.
Все выигрывают.
3 Инструменты управления проектами
Если удаленная работа из дома означает, что вам нужно изменить способ управления задачами и проектами, абсолютно необходимо убедиться, что все остается организованным и все несут ответственность за свою долю. В противном случае вы практически просите забыть о важных делах.
Вот как спасают положение инструменты управления проектами. Они позволяют разбивать большие проекты на мельчайшие строительные блоки и назначать их членам команды с указанием сроков выполнения и всех необходимых им примечаний.
Хотя существуют некоторые хардкорные инструменты управления проектами (например, инструменты, предназначенные для международных корпораций), они не всегда необходимы для выполнения работы.
Вот несколько «стартовых» инструментов управления проектами, которые стоит изучить:
4 Отслеживание времени.
В то время как в наших предыдущих статьях были показаны некоторые из лучших инструментов совместной работы для удаленных команд, счетчики времени действительно предназначены для вашей выгоды (или того, чем вы можете поделиться с другими для их же пользы!)
Эти инструменты могут быть огромным подспорьем для продуктивной работы, особенно когда вы все еще учитесь совмещать миллионы других вещей в своей личной жизни, помимо навигации по работе. Вы можете начать с малого с простого таймера или использовать более глубокий инструмент, который может регистрировать время для различных проектов или отслеживать результаты работы всей команды.
Один из моих любимых простых советов для удаленной работы – установить таймер с 30-минутным шагом и делать перерывы между ними на пять или десять минут. Разбивая долгий день на более мелкие, более удобоваримые куски, я могу оставаться сфокусированным на задаче, вместо того, чтобы пытаться погрузить пальцы ног в слишком много вещей одновременно. (Или войдите в Facebook, чтобы бездумно прокручивать мою ленту.)
Вот несколько инструментов учета рабочего времени для отдельных лиц и групп:
Чтобы научиться работать удаленно, нужно терпение
Как вы, наверное, уже догадались, удаленная работа из дома – это совсем другое дело, чем то, к чему большинство из нас привыкло. Если вы чувствуете себя подавленным, разочарованным или выгоренным, пытаясь найти свой собственный ритм, просто помните, что ваш опыт совершенно нормален.
Самый важный элемент формулы – это время – вам просто нужно продолжать попытки, пока вы не найдете руководящие принципы, процессы и инструменты, которые лучше всего работают для вас и вашей команды.
И если вы чувствуете, что к настоящему времени не так продуктивны или эффективны, как вы думали, это тоже нормально! Непросто окунуться в мир удаленной работы, особенно если у вас есть большой список личных вещей, о которых нужно позаботиться вдобавок ко всему.
Когда вы записываете свои ежедневные дела, не забудьте добавить в свой список «порежешься немного». Удачи!
Хотите узнать больше?
- 10 статистических данных об удаленной работе, которые необходимо знать в 2021 году [Инфографика]
- Кочевость: что значит быть цифровым кочевником в эпоху COVID-19
- 21 повседневный распорядок дня, чтобы не сойти с ума дома
- 10 лучших удаленных рабочих мест: что это такое и как их найти