Ведение учета малого бизнеса: руководство для предпринимателей электронной коммерции

Ведение налоговой отчетности и других важных деловых документов помогает не только в подаче налоговой декларации: ведение отчетности – это юридическое обязательство, наложенное IRS. Но когда вы смотрите вниз груды квитанций и других деловых записей, может быть трудно понять, какие записи вам нужно сохранить, а какие вы можете отправить на уничтожитель. В этом руководстве мы рассмотрим предметы, которые необходимо хранить и хранить, когда дело касается ведения документации малого бизнеса. Мы также объясним, как долго вам нужно их хранить, и расскажем об эффективных методах хранения записей (чтобы спасти вас от переполненного картотеки).

Примечание. Правила, положения и передовая практика ведения бухгалтерского учета и учета различаются по всему миру, поэтому обязательно проведите собственную комплексную проверку и обратитесь за помощью к квалифицированным специалистам в вашем регионе.

Налоговые записи и квитанции, которые необходимо хранить

IRS требует от каждого владельца малого бизнеса или самозанятого лица хранить документацию, подтверждающую статьи доходов, вычетов или кредитов, указанные в их налоговой декларации. Эта документация поможет вам доказать, что вы заработали то, что, по вашему мнению, заработали, и приобрели то, что, по вашему заявлению, купили.

Налоговые записи и подтверждающая документация, которые вам необходимо сохранить, включают:

• Квитанции
• Выписки из банка и кредитной карты
• Счета
• Аннулированные чеки
• Счета
• Подтверждение платежей, например записи транзакций из PayPal
• Финансовые отчеты от Bench или вашего бухгалтера
• Предыдущие налоговые декларации
• Формы W2 и 1099
• Любые другие документальные доказательства, подтверждающие статью дохода, вычета или кредита, указанную в вашей налоговой декларации.

Имейте в виду, что этот список не является полным. Типы записей, которые вам необходимо вести для целей налогообложения , зависят от характера вашего бизнеса.

Бремя доказывания ваших деловых операций лежит на вас, налогоплательщике. Поскольку вы должны подкрепить каждую позицию своей налоговой декларации подтверждающей документацией, наш совет прост: сохраняйте все.

Во время налоговой проверки ваша первая линия защиты – это налоговая документация. Лучше всего хранить все в цифровом виде, чтобы оно было всегда под рукой в ​​случае проверки со стороны IRS. Это также поможет вам избежать потери квитанций, чтобы вы могли поддержать все возможные налоговые вычеты, применимые к вашему бизнесу.

Поскольку вы должны подкрепить каждую позицию своей налоговой декларации подтверждающей документацией, наш совет прост: сохраняйте все.

Правило 75 долларов: квитанции, которые можно выбросить (но не следует)

В общем, ожидается, что вы будете использовать документальные доказательства – квитанции, погашенные чеки, счета – для отслеживания своих расходов.

Мы собираемся придерживаться нашего совета «держите все» здесь и скажем, что вы должны выработать привычку заполнять квитанции на все свои деловые расходы. Но это поможет вам разобраться в исключениях из правил ведения учета.

Вам не нужно хранить документальные доказательства расходов, если применимо любое из следующего:

• Стоимость составляет менее 75 долларов (Примечание: это правило не распространяется на расходы на проживание).
• Это транспортные расходы, и квитанция недоступна.
• Вы сообщаете о расходах во время деловых поездок, которые вы отчитываетесь перед работодателем в рамках подотчетного плана и за которые получаете суточные.

Однако помните, что любые расходы – даже менее 75 долларов – могут быть оспорены во время аудита IRS. Если у вас нет квитанции о любых расходах менее 75 долларов, IRS поддержит вычет только в том случае, если вы предоставите определенную информацию по запросу.

Вот информация о расходах, которую вам необходимо задокументировать и представить во время аудита:

• Сумма расхода
• Дата совершения транзакции
• Место проведения транзакции
• Существенный характер или цель расходов

Для вычетов на питание и развлечения вам также необходимо указать, кто был оплачен – например, имя клиента, которого вы пригласили на обед. Запишите эти данные на оборотной стороне бумажных квитанций, в дневнике или календаре. Вы также можете использовать мобильное приложение, например Expensify, для ведения цифровых записей.

Вы можете узнать больше о правилах IRS для расходов менее 75 долларов на веб-сайте IRS.

Когда можно уничтожать налоговые отчеты?

Трехлетний лимит

Как правило, вам необходимо вести налоговый учет в течение трех лет после даты подачи заявки на оплату или с даты подачи налоговой декларации – в зависимости от того, что наступит позже. Даже если вы подадите налоговую декларацию раньше срока, она будет считаться поданной в установленный срок.

Пример трехлетнего лимита

Допустим, несколько лет назад вы были хорошо организованы и подали налоговую декларацию за 2013 финансовый год 10 апреля 2014 года. Однако крайний срок в этом году был 15 апреля 2014 года.

Это означает, что вам нужно будет хранить налоговые отчеты, квитанции и другую подтверждающую документацию, связанную с вашей налоговой декларацией за 2013 год, до 15 апреля 2017 года – через три года после даты подачи декларации.

За это правило можно поблагодарить период ограничений. Срок исковой давности – это период, в течение которого налогоплательщик – то есть вы – может вносить изменения в свою налоговую декларацию. Это также период, в течение которого IRS может провести аудит вашего возвращения.

По истечении срока ограничений по вашей налоговой декларации вам больше не нужно хранить копию налоговой декларации или любой из ее подтверждающих документов.

Однако мы обсуждаем это налоговое законодательство, а это значит, что из каждого правила есть исключения.

Исключения из правила трех лет

В некоторых случаях требуется, чтобы налоговая декларация оставалась у вас дольше трех лет после подачи. Вот краткое изложение исключений из правила трех лет и базовое объяснение того, как долго вам следует хранить записи в каждой категории:

Плохие долги и никчемные ценные бумаги

Вы можете вычесть из своей налоговой декларации стоимость безнадежных долгов или бесполезных ценных бумаг. Но если вы это сделаете, вы должны будете вести учет этих долгов и ценных бумаг в течение семи лет.

Пропущенный доход

Если вы не предоставили отчет о доходе, который вы должны были сообщить, и он составлял более 25% от валового дохода, указанного в вашей декларации, храните записи в течение шести лет после даты подачи или крайнего срока подачи – в зависимости от того, что наступит позже.

Записи сотрудников

Если у вас есть сотрудники, вы должны хранить записи о занятости не менее чем через четыре года после даты уплаты или выплаты налогов на фонд заработной платы – в зависимости от того, что наступит позже.

Мошеннический возврат или невозврат

На тот случай, если вы планировали совершить налоговое мошенничество или пропустить подачу декларации: срок давности за нарушение закона отсутствует. IRS может прийти за вами навсегда.

Записи о собственности

Как правило, вы должны вести учет собственности в течение как минимум трех лет  – периода времени, в течение которого вы можете проходить аудит или вносить поправки в свою декларацию.

Вам необходимо вести эти записи, чтобы вы могли рассчитать амортизацию, амортизацию или вычет от истощения, а также учесть прибыль или убыток, если вы в конечном итоге продадите недвижимость.

Вот пример. Допустим, вы избавились от собственности в течение 2015 налогового года. В своей налоговой декларации за 2015 год вы указываете заработанные вами деньги. Вы подаете заявку точно в срок – 18 апреля 2016 г. Вам необходимо будет хранить записи, связанные с этим объектом собственности, в течение трех лет, до 18 апреля 2016 г.

Типы записей собственности, которые вы должны хранить, включают в себя документы, титулы и записи о стоимости – например, квитанции на компьютеры или автомобили.

Как хранить квитанции и налоговые отчеты

Теперь вы знаете, как долго хранить налоговые записи, и следующим шагом будет разработка эффективного и безопасного метода их хранения.

Скорее всего, ваша история заказов и записи транзакций уже находятся в облаке. Но в случае бумажных копий квитанций – например, из одной из ваших многочисленных поездок по почте в почтовом отделении – лучше отказаться от бумажных документов.

IRS будет принимать цифровые копии документов, если они идентичны и содержат ту же точную информацию, что и исходные копии. По запросу вам необходимо предоставить разборчивую печатную копию документа.

Используйте облачные сервисы хранения, такие как Sync, Dropbox, Evernote или Google Drive, чтобы хранить копии своих бумажных документов в Интернете. Если вам нужно загрузить большое количество документов, подумайте о приобретении высокоскоростного сканера. Также разумно хранить резервную копию каждого документа в отдельном месте, например, на зашифрованном твердотельном диске или в другом облачном хранилище.

Ведение учета в неналоговых целях

Ваши кредиторы, бизнес-юрист или страховая компания также могут захотеть увидеть копии ваших налоговых отчетов, и им может потребоваться, чтобы вы держали их дольше, чем это делает IRS. Как только вы пройдете период ограничений для ваших записей, дважды проверьте, не понадобятся ли они вам для других целей, прежде чем уничтожать их.

Если вы используете цифровое хранилище, вы можете просто архивировать записи, которые вам больше не нужны, а не удалять их навсегда.

Примечание. Поднимите свой учет, ведение бухгалтерского учета и бухгалтерский учет на новый уровень и ознакомьтесь с другой аналогичной статьей: «Бухгалтерский учет и учет для малого бизнеса 101». Кроме того, ознакомьтесь с нашим обзором TaxJar, чтобы узнать больше о TaxJar, услуге, которая помогает онлайн-компаниям подавать налог с продаж.

Вывод

Может быть сложно соблюдать все правила, которым должен следовать малый бизнес. Несмотря на то, что важно убедиться, какие записи вам необходимо хранить, и установить срок ограничений для каждой, помните: лучший подход к ведению документации в малом бизнесе – это хранить все. Жизнь легче, когда вы не пытаетесь найти пропавшие квитанции и записи во время налогового сезона. И, пока вы сохраняете все, вы будете знать, что у вас всегда есть то, что вам нужно на случай аудита IRS.

Источник записи: https://www.abetterlemonadestand.com