Статья Томаса Дж. Лоу 1 сен, 2019

Вы можете подумать, что бухгалтерия утомительна.

Возможно Вы правы.

Однако знаете ли вы, что может быть хуже скучного?

Ваш бизнес терпит крах из-за того, что вы не в курсе своих финансов. Или, что еще хуже, потеря денег из-за того, что вы просто не уследили за деньгами. (Psst, вы пробовали бюджетное приложение, чтобы отслеживать вещи?)

Это случилось с Беном Брауном.

После запуска своего магазина Shopify Бен получил множество заказов: «Все началось хорошо (по крайней мере, я так думал!)… Только когда я отправил все заказы, я осознал свою ошибку: я просчитал доставку. Стоимость.”

Он беспокоился, что покупатели могут бросить свои тележки, как только увидят стоимость почты и упаковки, поэтому предложил бесплатную доставку всех своих товаров.

«Как только я заплатил своему перевозчику за доставку, я фактически потерял деньги», – говорит он.

Упс

К счастью, Бен выздоровел. Но не предпочли бы вы избегать подобных катастрофических ситуаций в своем бизнесе?

Обладая базовыми знаниями в области бухгалтерского учета, вы можете легко отслеживать, как работает ваш бизнес, избегать ошибок и вносить осознанные изменения для его улучшения.

В этой статье вы узнаете все о бухгалтерском учете и инструментах для ведения бухгалтерского учета.

Давайте нырнем!

Что такое бухгалтерия?

Бухгалтерский учет – это процесс записи и систематизации финансовых данных на регулярной основе. Это может быть частное лицо, бизнес или организация любого другого типа. Это гарантирует, что финансовая информация является исчерпывающей, актуальной и доступной.

Бухгалтерия включает в себя такие виды деятельности, как:

• Учет продаж и отслеживание счетов-фактур.
• Мониторинг дебиторской задолженности.
• Выставление счетов клиентам за проданные товары или предоставленные услуги.
• Проверка и запись счетов от поставщиков.
• Оплата счетов поставщика.
• Подготавливаем расчет заработной платы сотрудников и обработку государственных отчетов.
• Учет амортизации.
• Составление точных финансовых отчетов.

Сегодня большинство бухгалтеров используют онлайн-программное обеспечение.

Но бухгалтерский учет по-прежнему требует понимания основ финансового учета.

Почему важна бухгалтерия?

Николь Фенде, автор книги «Как стать финансовой рок-звездой», сказала: «Многие малые предприятия предпочли бы столкнуться с толпой разъяренных варваров, чем заняться своим отчетом о движении денежных средств».

Это может быть даже ты.

Однако «независимо от того, чем вы занимаетесь, умение разбираться в своих книгах имеет важное значение», – говорит Лита Эпштейн, автор книги «Комплект для бухгалтерского учета для чайников».

Владельцы малого бизнеса часто преуспевают в привлечении новых клиентов или создании новых продуктов или услуг, но многие не могут отслеживать основные финансовые показатели.

Вот тогда дела пойдут на юг.

Компании, которым не хватает финансовой ясности, часто сталкиваются с проблемами движения денежных средств, накапливают огромные суммы долгов, забывают выставлять счета клиентам или опаздывают по счетам и несут штрафы.

Скотт Шарф, основатель Catching Clouds, бухгалтерской службы для предприятий электронной коммерции, показывает, что большинство его клиентов не знают, прибыльны ли они.

«Они не совсем уверены, и есть большая разница между наличными в банке и прибыльностью вашего бизнеса. Они просто не знают, где находятся, и поэтому незнание вызывает большой стресс ».

Быть в курсе своих финансов имеет решающее значение для долгосрочного успеха в бизнесе.

«Когда вы потратите время на то, чтобы научиться читать и понимать свои книги, вы получите отличную оценку того, насколько хорошо вы справляетесь», – говорит Лита Эпштейн.

«Он также предоставляет вам много информации в течение года, чтобы вы могли проверить финансовый успех своих бизнес-стратегий и внести коррективы в курс в начале года, если это необходимо, чтобы обеспечить достижение своих целей по прибыли на конец года».

Продал? Хорошо, дальше:

Чем на самом деле занимаются бухгалтеры?

Бухгалтеры используют многие из тех же методов финансового учета, что и бухгалтеры. К ним относятся сбор, систематизация и отслеживание квитанций, счетов-фактур и других деталей транзакции.

Сегодня большинство бухгалтеров используют бухгалтерское программное обеспечение, чтобы отслеживать и анализировать числа. (Не упустите возможность узнать о трех лучших программных инструментах для онлайн-бухгалтерского учета.)

Но это не все бухгалтеры.

Профессиональные бухгалтеры также несут ответственность за целый комплекс задач помимо простого ввода данных. Они обладают высокой квалификацией в области программного обеспечения для финансового учета и должны уметь:

• Обучите членов вашей команды использованию программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета, чтобы обеспечить правильный учет каждой транзакции.
• Решайте проблемы, ошибки и недоразумения, возникающие в финансовой части бизнеса.
• Улучшите финансовый рабочий процесс своего бизнеса, например добавив инструменты для точек продаж (POS).
• Оптимизируйте свои услуги по начислению заработной платы, чтобы улучшить способ оплаты своих сотрудников.
• Отслеживайте проценты, инвестиции и амортизацию активов.
• Откладывайте деньги на налоги.
• Следите за счетами и ищите дебиторов для оплаты.
• Подготовьте финансовую отчетность для своего бухгалтера, когда приближается налоговый сезон.
• И больше!

Итог: бухгалтеры обеспечивают бесперебойную работу финансов вашего бизнеса, поэтому вы можете сосредоточиться на обслуживании клиентов и увеличении прибыли.

Бухгалтерский учет против бухгалтерского учета

Если вы владелец малого бизнеса, вам может быть интересно, нужен ли вам бухгалтер или бухгалтер – или и то, и другое.

И теперь, когда вы понимаете необходимость бухгалтерского учета, вы можете задаться вопросом: «Чем он отличается от бухгалтерского учета?»

Хороший вопрос.

Слова «бухгалтер» и «бухгалтер» часто используются как синонимы. Однако есть некоторые ключевые различия, которые определяют основные обязанности каждой роли.

Бухгалтерский учет – это разновидность бухгалтерского учета

Ваш бухгалтерский учет может вести бухгалтер, профессиональный бухгалтер или сотрудник предприятия.

Если вы только начали свой бизнес, скорее всего, вы будете вести бухгалтерию самостоятельно.

В этом нет ничего плохого. При запуске нового предприятия очень важно, чтобы вы хорошо понимали свое финансовое положение. Что может быть лучше, чем вести бухгалтерию самостоятельно?

По сути, бухгалтеры берут на себя повседневную финансовую работу.

Они ведут подробные и точные финансовые отчеты и используют эту финансовую ясность для принятия обоснованных деловых решений.

Бухгалтеры – финансовые эксперты

Бухгалтеры обычно являются квалифицированными зарегистрированными членами уставной ассоциации. Поэтому у них часто есть титулы, такие как CPA (Certified Public Accountant) или CA (Chartered Accountants).

Вот как они могут брать большие деньги.

Эти эксперты будут использовать счета, предоставленные бухгалтером. Они сосредоточены на анализе транзакций для предоставления финансовых консультаций.

Они также будут использовать информацию в счетах для подачи налоговых деклараций и других отчетов.

В то время как бухгалтеры выполняют повседневные финансовые задачи, бухгалтеры часто вмешиваются ежеквартально, чтобы давать советы и вносить корректировки.

Инфографики ниже суммирует бухгалтерский против учета:

8 основных бухгалтерских счетов

Теперь, когда вы понимаете необходимость бухгалтерского учета и его отношение к бухгалтерскому учету, давайте поговорим о различных учетных записях, которые ведут бухгалтеры.

«У каждой учетной записи есть своя цель в бухгалтерском учете, но определенно не все учетные записи одинаковы», – говорит Эпштейн. «Для большинства компаний одни аккаунты важнее других».

Чтобы получить четкое представление о вашем финансовом положении, важно понимать, какие счета будет использовать ваш бухгалтер. Это позволит вам принимать более обоснованные решения и повысить эффективность бизнеса.

Ниже приводится краткое изложение восьми жизненно важных бухгалтерских счетов, изложенных Эпштейном в книге «Бухгалтерия для чайников».

1 Наличные

Все бизнес-операции должны проходить через кассовый счет. Фактически, это настолько важно, что бухгалтеры часто используют два журнала для отслеживания деятельности (кассовые поступления и выплаты наличных).

Все поступающие и исходящие наличные деньги должны быть правильно зарегистрированы на денежном счете.

2 Продажи

Ах, продажи – всеобщий любимый счет.

В этой учетной записи вы отслеживаете всю поступающую выручку от продаж ваших продуктов или услуг.

Эпштейн отмечает: «Своевременный и точный учет продаж является важной задачей, потому что в противном случае вы не сможете узнать, сколько доходов было получено каждый день».

3 Дебиторская задолженность

Это учетная запись, которую вы используете для отслеживания всех денежных средств, причитающихся с клиентов.

«Своевременное обновление дебиторской задолженности имеет решающее значение для своевременной и точной отправки счетов клиентам», – пишет Эпштейн.

Это особенно важно, если вы продаете товары или услуги в кредит.

Чтобы избежать проблем с денежным потоком, важно знать, когда вы можете рассчитывать на получение причитающихся вам денег. Кроме того, вы не хотите забывать собирать деньги, которые вам должны!

4 Инвентарь

Если ты не знаешь, сколько у тебя запасов, у тебя большие проблемы, друг мой.

Поэтому вы должны тщательно учитывать и отслеживать свой инвентарь.

«Ваш бухгалтер вносит свой вклад в этот процесс, ведя точные инвентаризационные записи в инвентаризационной учетной записи», – пишет Эпштейн. «Цифры, которые у вас есть в ваших книгах, периодически проверяются путем физического подсчета имеющихся запасов».

5 Счета к оплате

Эта учетная запись отслеживает счета, которые вам необходимо оплатить.

Эпштейн отмечает, что вы «хотите убедиться, что оплачиваете счета вовремя», поскольку в противном случае вы, скорее всего, попадете в горячую воду.

«Поставщики часто наказывают компании, опоздавшие с оплатой, закрывают их или переводят на счета только наличными. С другой стороны, если вы оплатите счета раньше, вы сможете получить скидки и сэкономить деньги у поставщиков ».

6 Офисные расходы

«Эти расходы имеют тенденцию расти, если они не отслеживаются в учетной записи офисных расходов», – говорит Эпштейн.

Как сказал Бенджамин Франклин: «Остерегайтесь небольших расходов. Небольшая утечка потопит большой корабль ».

В зависимости от типа бизнеса, который вы ведете, это также может включать счета за коммунальные услуги и аренду, командировочные расходы и расходы на развлечения.

7 Расходы на заработную плату

Заработная плата персонала часто является крупнейшим расходом бизнеса. Кроме того, сотрудники не будут мириться с тем, что им платят поздно или меньше, чем они должны.

«Точное ведение этого счета имеет важное значение, поскольку оно обеспечивает подачу всех государственных отчетов и уплату налогов на заработную плату», – сказал Эпштейн. «И если вы не позаботитесь об этих обязанностях перед правительством, вы попадете в серьезную проблему».

8 Нераспределенная прибыль

Используйте эту учетную запись для отслеживания прибыли, реинвестированной в бизнес.

«Этот счет является накопительным, что означает, что он показывает текущую сумму прибыли, которая была удержана с тех пор, как компания открыла свои двери», – отмечает Эпштейн.

Учетная запись особенно важна для инвесторов и кредиторов, которым необходимо отслеживать результаты деятельности компании.

Другие используемые бухгалтерские счета

Есть много других счетов, которые используют бухгалтеры в зависимости от индивидуальных потребностей бизнеса. Они включают:

• Покупки
• Кредиты к оплате
• Собственный капитал
• Счета операций с капиталом
• Счет рисования
• Покупки

Следующий:

Как вести бухгалтерию: 3 важных совета, которые следует помнить

Определив, что такое бухгалтерский учет и какие счета используются, вот три важных совета по эффективному ведению бухгалтерского учета.

1 Отслеживайте абсолютно все

И я имею в виду все.

Регистрация всех транзакций позволяет вам вести исчерпывающий учет, чтобы собирать эти важные финансовые сведения. Это поможет вам принимать эффективные стратегические решения.

Более того, если вы сохраните доказательства своих транзакций и будете проверены или переданы в суд, у вас будут конкретные доказательства того, что вы не сделали ничего плохого.

Кроме того, в США IRS требует, чтобы компании вели учет всех транзакций на срок до 7 лет.

2 Все деньги должны поступать через корпоративный счет или мелкую наличность.

Если вы этого не сделаете, все усложнится – быстро .

Вы можете забыть записать полученные или потраченные деньги. Или у вас просто не будет доказательства транзакции, если оно вам понадобится.

Ни то, ни другое не годится.

Платите любые деньги, которые вы получаете, непосредственно на свой бизнес-счет или счет мелкой наличности, прежде чем потратить их.

3 Всегда держите бизнес и личные финансы отдельно друг от друга.

Это несложно, но для малого бизнеса или фрилансеров это легче сказать, чем сделать.

Если вы используете банковский счет для бизнеса и личного пользования, у вас может возникнуть соблазн потратить необходимые деньги на предстоящие расходы.

Кроме того, личные покупки можно спутать с бизнес-расходами.

Лучше всего иметь полностью отдельные учетные записи для ваших бизнес-операций. Затем просто переводите деньги на свой личный счет (в качестве заработной платы), чтобы делать личные покупки.

Это позволит упорядочить транзакции по вашему счету и упростить их понимание.

Теперь давайте посмотрим на некоторые инструменты.

В Интернете доступно множество бухгалтерских и бухгалтерских инструментов.

Эти инструменты упрощают управление финансами вашей организации, и вы можете получить ценную информацию всего за несколько кликов.

Давайте взглянем на три основных инструмента бухгалтерского учета и бухгалтерского учета.

1 Волна

Рекомендуется для: малого бизнеса с ограниченным бюджетом.

Стоимость: бесплатно.

Имея более 2 миллионов пользователей в более чем 200 разных странах, Wave является одним из лучших доступных бесплатных программных решений для бухгалтерского учета.

Более того, в отличие от многих других программ, Wave не накладывает ограничений на количество счетов-фактур, оценок, клиентов, отчетов и т.д., Которые вы можете использовать. Кроме того, программное обеспечение даже позволяет управлять несколькими небольшими предприятиями.

Его также просто настроить, и Wave University особенно полезен, когда вы застряли. Хотя программное обеспечение бесплатное, вы можете перейти на платную учетную запись, чтобы получить доступ к функциям поддержки клиентов премиум-класса.

Программное обеспечение поддерживает несколько валют и интегрируется с PayPal, Stripe и другими.Плюс есть мобильные приложения для устройств Android и Apple.

Другими словами, это совершенно бесплатно и имеет отличные функции.

Победить

Программа предназначена для малого бизнеса. Поэтому, если вы управляете более крупной компанией, вы можете обнаружить, что Wave не хватает более продвинутых функций и возможностей.

Однако Wave – отличный выбор, если вы только начинаете.

2 Быстрые книги

Рекомендуется для: Основанных малых предприятий с особыми требованиями.

Цена: 30-дневная бесплатная пробная версия, затем от 5 до 30 долларов в месяц.

Quickbooks был создан компанией Intuit, которая была основана в 1983 году и вот уже более трех десятилетий доминирует в бухгалтерском учете и личных финансах.

Это программное обеспечение для бухгалтерского учета является одним из самых популярных в Интернете с более чем 2,2 миллиона пользователей.

Quickbooks предоставляет невероятный набор функций. К ним относятся двойной учет, множество вариантов отчетности, настраиваемые счета-фактуры, поддержка заработной платы, несколько валют и многое другое.

Кроме того, Quickbooks интегрируется с более чем 200 сервисами, такими как Shopify и PayPal.

Есть несколько различных планов и дополнительных функций. Это упрощает выбор и оплату конкретных функций, которые вам нужны.

Quickbooks также предоставляет два удобных мобильных приложения для удобства.

Кроме того, программное обеспечение позволяет подключаться к вашему банковскому счету. При этом действия вашей учетной записи автоматически добавляются в учетную запись Quickbooks.

Quickbooks идеально подходит для опытных фрилансеров и малых предприятий, которым нужен интуитивно понятный и продвинутый бухгалтерский инструмент.

3 Xero

Рекомендуется для: солидных компаний, которые хотят, чтобы все было просто.

Цена: 30-дневная бесплатная пробная версия, затем от 9 до 70 долларов в месяц.

Xero – еще один невероятный сервис онлайн-бухгалтерского программного обеспечения.

Всего за 10 лет компания открыла офисы по всему миру и привлекла 1 миллион пользователей в более чем 180 странах.

Кроме того, Forbes назвал Xero «компанией №1 в области инновационного роста». Дважды .

Это не соответствует набору функций, которые есть в Quickbooks. Но Xero очень интуитивно понятен в использовании и полностью соответствует своему девизу «Красивое программное обеспечение для бухгалтерского учета».

Он оснащен всеми необходимыми функциями и работает с более чем 160 валютами.

В частности, функция отслеживания запасов и возможность создавать заказы на покупку делают это программное обеспечение идеальным для предприятий электронной коммерции.

Xero также напрямую интегрируется с Shopify, а также с множеством других приложений, таких как PayPal и Stripe. Кроме того, есть мобильное приложение, которое позволяет вам регистрировать расходы и другую информацию, находясь в пути.

Это бухгалтерское программное обеспечение идеально подходит для устоявшихся предприятий, которым требуется профессиональное бухгалтерское программное обеспечение, простое в использовании.

4 FreeAgent

Рекомендуется для: малых предприятий, которым требуется недорогое программное обеспечение для бухгалтерского учета.

Цена: 10 долларов в месяц в течение 6 месяцев, затем всего 20 долларов в месяц (все аккаунты начинаются с бесплатной 30-дневной пробной версии).

FreeAgent – еще одно отличное программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое упрощает вам ведение бухгалтерского учета. Он не выполняет работу за вас, но позволяет вам отвечать за это самостоятельно.

Вы можете легко добавить несколько проектов, мультивалютные счета, неограниченное количество пользователей и клиентов и настроить налог с продаж. Он также подключается к вашим банковским счетам и позволяет отслеживать свои расходы или отправлять счета-фактуры и контролировать денежный поток.

В идеале этот бухгалтерский инструмент лучше всего подходит для малых предприятий до 10 сотрудников.

Резюме: Бухгалтерия для вашего онлайн-бизнеса 

Бухгалтерский учет имеет решающее значение для долгосрочного финансового успеха.

Без него вы можете совершить ненужные ошибки, которые могут обернуться катастрофой для вашего бизнеса.

Просто следите за своими финансами, и вы получите бесценную информацию о внутренней работе вашего бизнеса. Это позволит вам принимать обоснованные решения, которые помогут вам увеличить вашу прибыль.

Кто занимается бухгалтерским учетом в вашем бизнесе, вы сами, сотрудник или подрядчик? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Хотите узнать больше?

• Сколько стоит открыть магазин прямой поставки?
• Как заработать деньги в Интернете: 26 реальных способов заработать деньги в Интернете
• 35 удивительных бизнес-идей для стартапа
• Не знаете, как развивать свой бизнес? 4 способа дропшиппинга