Новости

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

Лично управлять командой достаточно сложно. Но теперь менеджеры по всему миру столкнулись с новой территорией – делать все это онлайн.

Для некоторых это временно. Но для многих удаленная командная работа никуда не денется в обозримом будущем. Даже после того, как пыль уляжется и пандемия останется позади, потребность в эффективном управлении удаленной командой все еще будет в некоторой степени сохраняться.

Работа с удаленными командами сопряжена с множеством классических препятствий в жизни менеджера. Но есть и довольно интересные новинки.

И некоторые из этих препятствий отделяют простых руководителей команд от настоящих лидеров. Организация и руководящие принципы важнее, чем когда-либо, но не менее важны поддержка, понимание и устойчивость.

Считайте эту статью своим набором инструментов для управления удаленными сотрудниками. Мы собираемся рассмотреть некоторые из самых серьезных проблем, с которыми сталкиваются сегодняшние «виртуальные лидеры», а также некоторые передовые методы и инструменты, которые вы можете использовать, чтобы преодолеть эти проблемы и привести свою команду к славе.

Давайте перейдем к этому.

Проблемы управления удаленными сотрудниками

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

Источник

Прежде чем мы займемся решениями, давайте подробнее рассмотрим ключевые проблемы управления удаленными сотрудниками: структуру, коммуникацию, продуктивность и уверенность.

1 Структура

Мы создания привычки. От утренней растяжки до послеобеденного брифинга и до того, как свернуться калачиком на диване после долгого дня, наши распорядки довольно последовательны.

Но теперь, когда так много людей работают из дома, все перевернуто. Это похоже на то, что они должны найти совершенно новый распорядок дня, помимо новых стрессов, связанных с совмещением личной и профессиональной жизни в одних и тех же стенах. Не говоря уже о домашнем обучении.

Добавьте к этому целый набор новых виртуальных инструментов, методов связи и новую среду, и неудивительно, что управление удаленными командами может быть таким вихрем.

2 Связь

Большинство людей согласятся, что общение лицом к лицу является самым гладким. Раньше профессионалы могли зайти в офис своего коллеги и решить проблему за минуту.

Теперь наши почтовые ящики переполнены больше, чем когда-либо, и мы постоянно отправляем пинг друг другу через инструменты обмена сообщениями. В связи с тем, что поток коммуникации значительно перемещается в сторону технологий, многие обнаруживают, что труднее сотрудничать и получать нужные ответы в то время, когда они им нужны.

3 Производительность

Когда вы объединяете отсутствие структуры с блокировками в общении, возникают проблемы с производительностью. Это применимо к рабочей среде, но усиливается в личной среде, где баланс между работой и личной жизнью важнее, чем когда-либо.

Не знаю, как вы, но я наиболее рассудителен и эффективен, когда нахожусь в среде, где я могу поделиться своим вниманием с единомышленниками. Это огромное преимущество работы в офисе… но теперь оно исчезло.

А чем его заменили? В том же месте, где мы едим мороженое на диване, спим без разбора и думаем: «Мне действительно нужно это сделать», когда мы видим нашу гигантскую груду развернутого белья.

Поговорим о смешанных сигналах.

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

4 Уверенность

При управлении удаленными командами крайне важно сохранять в вашей команде чувство доверия, надежности, командной работы и общей уверенности в том, что вы их поддерживаете.

Но когда каждый изо всех сил пытается найти новые инструменты и процессы – а затем эффективно сообщить о них всем – потерять эту уверенность легче, чем когда-либо.

Исследование по этому вопросу не изменилось либо: Ведущая удаленные команды намного сложнее, когда ваша команда не чувствует, как вы в связи с их потребностями и пожеланиями.

Кроме того, вам необходимо рассчитать все дополнительные проблемы психического и физического здоровья, которые возникают в связи с глобальным кризисом общественного здравоохранения.

Просто и понятно: менеджерам нужно работать усерднее, чем когда-либо, чтобы поддерживать свои команды.

Рекомендации по удаленным командам

1 Установите ежедневное или еженедельное время регистрации.

Так же, как у вас есть регулярные командные встречи в офисе, переключите этих малышей в виртуальную обстановку. Возможно, вы даже захотите добавить дополнительные проверки, пока ваша команда не обнаружит, как они работают, и пока все не достигнет максимальной плавности. Затем вы можете переоценить и уменьшить масштаб, если сочтете нужным.

Для начала я рекомендую установить ежедневную встречу продолжительностью всего 15 минут (конечно, в зависимости от размера вашей команды).

На этих встречах вы можете ходить по кругу. Это дает каждому члену команды возможность сказать:

  • Что у них на тарелке в течение дня или недели
  • Если у них есть текущие препятствия, мешающие им выполнять какие-либо задачи или проекты
  • Что им нужно от других членов команды, чтобы устранить эти препятствия или ускорить процесс

Постарайтесь найти удобное для всех время, например, 10 или 11 утра, если у вас обычный рабочий день с 9 до 5. Это дает им некоторое время для самостоятельной продуктивности, но при этом позволяет им справляться со своими препятствиями на ранней стадии, чтобы у них было время для работы.

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

Источник

2 Запишите рабочие процессы, процессы и роли.

Работа с удаленными командами может стать очень запутанной и очень быстрой. Когда вы переводите все свои внутренние операции на виртуальные, появляется множество шагов и элементов, которые могут упасть между трещинами.

Лучший способ убедиться, что все идет гладко, – это нанести на карту как можно больше. И я не имею в виду в твоей голове.

Создавайте бумажные документы, в которых даются пошаговые инструкции о том, как что-то должно быть сделано, когда и кто должен это делать.

Эти документы могут включать:

  • Контрольные списки для каждого элемента проекта или задачи
  • «Пособия», в которых подробно рассматриваются протоколы и процессы.
  • Блок-схемы, которые показывают, что делать в меняющихся обстоятельствах
  • Шаблоны, такие как сценарии охвата или отчеты, которые члены команды могут легко заполнить

Поместите эти документы на общий диск или платформу управления проектами, чтобы любой мог получить к ним доступ в любое время.

Эти удобные инструменты удаленного управления командой имеют большое значение для того, чтобы ее члены не были узкими местами в ожидании информации, которую раньше требовалось спросить у кого-то другого.

3 Заранее спросите, как вы можете поддержать каждого человека.

Все привыкают к новому повороту вещей. Никто не думает, что это потрясающе и свежо.

Чтобы эффективно управлять удаленной командой, вам нужно показать своей команде, что вы понимаете их опыт. Вам также необходимо проявить сострадание, внимание и готовность пойти им навстречу.

Вместо того, чтобы ждать, пока они будут жаловаться на отстой, спросите их, как вы можете сделать так, чтобы вещи меньше отстой. Получить обратную связь можно несколькими способами:

  • Раз в неделю во время группового собрания спрашивайте у каждого их «оценку командного счастья» по шкале от одного до десяти.
  • Проводите периодические встречи один на один, чтобы каждый член команды имел возможность выразить свои мысли конфиденциально.
  • Отправляйте опросы с помощью таких инструментов, как Google Forms или Survey Monkey.

Спросите каждого человека о том, что ваша команда сделала хорошо и что можно улучшить. Задайте те же вопросы о себе как о лидере.

Затем сделайте все, что в ваших силах, чтобы устранить пробелы и укрепить чувство общности, сотрудничества и уверенности в том, что вы делаете все возможное, чтобы о них позаботиться.

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

Источник

4 Найдите баланс между правилами и независимостью.

Я упоминал, что сейчас странное время для всех?

У каждого человека свои уникальные обстоятельства и свой распорядок дня. Это усилено для людей, которые живут с маленькими детьми и другими членами семьи или соседями по комнате, которым теперь тесно дома.

Некоторые люди будут процветать благодаря обретенной независимости. Некоторые будут все ненавидеть.

Научиться управлять удаленной командой – значит достичь хрупкого баланса. С одной стороны, вы должны проявлять инициативу, создавая четкую и прочную структуру того, как можно и нужно выполнять повседневные действия.

С другой стороны, вам нужно дать людям пространство для маневра, чтобы они могли найти свой собственный поток и ритуалы – и понять, как работа соотносится с управлением их личной жизнью.

Один из способов сделать это – изложить подробные рамки того, как должны быть выполнены проекты, но при этом больше сосредотачивайтесь на конечных целях, а не на времени, которое необходимо для выполнения каждого отдельного шага.

Другими словами: держите эти исчерпывающие документы из совета № 2, но используйте здравый смысл, когда кладете молоток, когда люди не улавливают каждую деталь.

Вы обнаружите, что применять все эти передовые методы будет намного проще, если у вас будут подходящие инструменты для удаленного управления работой.

Давайте рассмотрим некоторые из самых популярных инструментов и программного обеспечения, которые помогут вашей команде достичь максимальной эффективности.

1 Масштаб

Вы, наверное, много слышали о Zoom, если еще не используете его. Он был популярен до того, как разразилась пандемия, но его использование росло в геометрической прогрессии. Вы можете подтвердить это по количеству мемов Zoom, которыми сейчас заполнен Интернет.

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

Zoom предлагает бесплатную учетную запись, которая позволяет вам встречаться до 40 минут с неограниченными индивидуальными встречами. Кроме того, вы можете принять до 100 участников.

2 Слабость

Slack – еще один из тех инструментов удаленного управления командой, которые вы видите повсюду. И это потому, что это круто.

Это отличная альтернатива электронным письмам, где вам, возможно, придется часами ждать того, о чем можно будет поговорить 15 секунд.

Вы можете создавать каналы для разделения тем, например канал для каждого из ваших клиентов службы или канал для каждого отдела в вашей компании. Zoom также позволяет интегрировать инструменты обмена файлами и совершать голосовые или видеозвонки.

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

3 Trello

Trello – это простой, но красивый инструмент для управления проектами, который позволяет разбивать большие проекты на отдельные задачи, чтобы ничего не осталось позади.

Это программное обеспечение для удаленного управления командой использует метод Канбан, который помогает визуализировать рабочий процесс вместо того, чтобы смотреть на длинные утомительные текстовые стены и списки дел.

Вы можете легко увидеть, где каждый находится в своем проекте, что улучшает общение, не требуя от каждого члена команды обновления статуса. И все это дополнено сверхпростой функцией перетаскивания.

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

4 LastPass

Вам когда-нибудь приходилось ждать целый день после того, как вы спросили у члена команды единый пароль? У меня есть, и это самое худшее.

Инструмент диспетчера паролей, такой как LastPass, – отличный способ хранить все в одном безопасном месте, где каждый может получить к нему доступ в любое время.

Это программное обеспечение для удаленного управления командой имеет отличные отзывы и пользуется большим доверием в отрасли, поэтому вам не нужно беспокоиться о безопасности. Просто введите все свои пароли и будьте уверены, что никто больше не будет узким местом для входа в систему.

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

5 Календарно

Если вы и ваша команда вдруг обнаружите, что тонете во встречах Zoom, инструмент планирования, такой как Calendly, может помочь вам управлять своими встречами – и вашим драгоценным временем.

Он интегрируется с вашим календарем в Google, iCloud, Office365 или Outlook и автоматически обновляет вашу доступность в соответствии с вашими предпочтениями. Затем любой, кто хочет пообщаться с вами, может выбрать время из имеющихся у вас слотов.

Больше никаких писем туда и обратно. Просто плавное плавание и больше времени для настоящей работы.

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

6 Zapier

Если вы готовы повысить эффективность своей игры, Zapier предлагает множество функций для автоматизации различных аспектов ваших операций.

Это программное обеспечение для удаленного управления работой интегрируется и подключает более 2000 других приложений. Он перемещает информацию, так что вы можете иметь непрерывность без необходимости вручную добавлять одну и ту же информацию в разные места.

Вы можете установить «триггеры», чтобы, когда что-то происходит, выполнялось действие. Вот лишь несколько из десятков тысяч примеров:

  • Сохраните файл в Dropbox после того, как кто-то отправит его вам в Slack
  • Автоматически размещайте свои новые статьи WordPress в LinkedIn
  • Отправлять электронное письмо через Gmail при обновлении строки в Google Таблицах
  • Создайте новую карточку Trello из мероприятия Google Календаря

Есть так много возможностей. Проверьте это и убедитесь в этом сами.

Как управлять удаленной командой: ваш путеводитель по виртуальному лидерству

Управление удаленными командами как босс

Никто не удивится, узнав, что у вас и вашей команды могут возникнуть дополнительные проблемы при преодолении пандемии и переходе к виртуальной работе.

Изучение того, как управлять удаленной работой в вашей команде, потребует от вас значительных успехов в достижении лидерской позиции. Некоторые из этих способов будут вам знакомы, но некоторые покажутся совершенно новыми.

Все зависит от того, как вы с этим справляетесь. 

Лучшие виртуальные лидеры постоянно стремятся уравновесить дальновидное мышление, планирование и эффективность с небольшим количеством творчества, устойчивости и сострадания к опыту команды.

Вам даже не нужно идеально соблюдать этот баланс. Просто работать над этим каждый день имеет решающее значение.

Хотите узнать больше?

Источник записи: oberlo.com

Похожие записи

Новости

Ключевые вехи первого года дропшиппинга: уроки французского дропшиппера

Новости

Полное руководство по крикам в Instagram

Новости

Что такое дропшиппинг? Дропшиппинг AliExpress объяснил

Новости

Как создать электронную таблицу проверки продукта