10 простых советов: работайте умнее, а не усерднее

Вы, наверное, слышали это хотя бы раз от доброжелательного и чрезмерно восторженного мотивационного оратора: Работайте умнее, а не усерднее!

«Конечно, конечно – все в порядке, – думаете вы, – но как мне это сделать?»  

Если вы измените свой подход к работе, вам может показаться, что вы пытаетесь выучить новый язык – по меньшей мере, непосильно. Вы знаете, что это поможет вам в долгосрочной перспективе, но работа кажется такой… большой, что становится проблемой, с чего начать.

К счастью для вас, мы составили краткий список простых в использовании советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать свой день, работая умнее, а не усерднее.

Кто сказал, что работать умнее, а не усерднее?

Любой учитель истории седьмого класса скажет вам, что промышленная революция стала поворотным моментом в том, как мир производил товары. Когда массовое производство перешло на фабрики, люди, которых называли «промышленными инженерами», посвятили свое время оптимизации каждого процесса, чтобы сделать его максимально эффективным. 

Один конкретный промышленный инженер по имени Аллен Ф. Моргенштерн придумал фразу «работать умнее, а не усерднее» в 1930-х годах, но эта концепция существует уже давно. Бенджамин Франклин, Томас Джефферсон и Генри Форд – все предшествуют Моргенштерну, но хорошо известны своим стремлением работать умнее, а не усерднее.

Если вы ищете предпринимателей, которые хорошо известны своим умным подходом к работе, вы не найдете ничего, кроме Джеффа Безоса, Илона Маска и Билла Гейтса.

Как работать умнее, а не усерднее: 10 советов

1 Познай себя

Не собираюсь лгать – когда я сел писать эту статью (в первый раз…), я вытащил свой компьютер около 20:30 и долго смотрел на подсказку, не набрав ни единого слова. В конце концов, я просто решил прекратить это на ночь, и когда я снова открыл вещи утром первым делом, мне показалось, что мой мозг загорелся всеми разными идеями и углами зрения.

Независимо от того, являетесь ли вы утренней птицей (как я) или совой (как моя супруга), вам нужно работать над своими самыми трудоемкими задачами, когда ваш мозг находится на пике. Это может означать, что ваш график отклоняется от того, что считается «традиционным», но если он вам больше подходит, то вот что важно!

2 Избавьтесь от беспорядка

У всех нас был этот коллега – тот, у которого стопки на стопках на стопках бумаг, сложенных вокруг компьютера, и липкие заметки, разбросанные по пробковой доске и полу вокруг мусорного бака. Наличие физически загроможденного рабочего места повышает вашу способность работать быстро и эффективно.

Точно так же загроможденная виртуальная рабочая станция (с тысячами открытых вкладок и рабочим столом, покрытым программами и файлами) может вызвать ненужный стресс и панику. Проведите исследование и определите организационную систему, которая поможет вам избавиться от беспорядка в вашей рабочей жизни и освободить немного умственного пространства.

3 Делайте законные перерывы

Вы помните дни, когда вам приходилось искать место с телефоном, чтобы позвонить, и ждать целых две минуты, пока сработает интернет-модем? В наши дни у нас под рукой так много технологий и скорости, что «быть занятым» иногда приравнивается к «продуктивности».

Один из лучших способов работать умнее, а не усерднее – это сделать настоящий перерыв! Это означает, что вы ставите на дверь табличку «Не беспокоить» и не делаете исключений. Установите таймер на пять или десять минут каждые два часа, когда вы опускаете голову, чтобы вздремнуть, совершаете короткую прогулку на улице или читаете несколько глав книги, и вы будете поражены тем, насколько хорошо вы сможете сосредоточиться после этого. . 

Еще один совет от профессионала: хотя возиться с телефоном может показаться расслабляющим, лучший способ использовать эти перерывы – вообще держаться подальше от технологий. Позвонить маме или написать другу можно, но ответы на личные электронные письма, просмотр социальных сетей или веб-сайтов лучше сэкономить на обеденный перерыв.

4 Передайте на аутсорсинг самые мелкие детали.

Сколько времени вы тратите, отвечая на электронные письма, планируя встречи и публикуя обновления в социальных сетях? Сравните это со временем, которое вы тратите на основные виды деятельности, которые повышают ценность вашего бизнеса. Проблема с «делать все» в том, что у вас меньше возможностей сосредоточиться на новых идеях и стратегиях. В предпринимательстве время – деньги, поэтому лучше отдать на аутсорсинг повторяющиеся или наименее важные для ваших целей задачи. 

Представьте, что вы являетесь предпринимателем в области электронной коммерции и вам нужно обновить списки продуктов. Вы можете нанять виртуального помощника или потратить целые дни на настройку названий продуктов, изменение цен и т.д. Выполнение последнего – это то, что вы бы назвали работой усерднее, а не умнее. Аутсорсинг VA сэкономит вам время и деньги на выполнение рутинных задач, так что вы сможете сосредоточиться на общих вещах, которые помогут продвинуть ваш бизнес вперед.

Что можно передать на аутсорсинг:

• Административные задачи
• Повторяющиеся задачи
• Специализированные задачи (например, веб-дизайн и SEO)

5 Настройте свои инструменты.

Фредерик Тейлор, один особенно известный промышленный инженер, который работал в Bethlehem Steel в 1909 году, обнаружил, что рабочие увеличили производительность в четыре раза, просто изменив размер своих лопат в зависимости от материала, который они черпали.

Точно так же вам нужно использовать правильные инструменты для вашего бизнеса. Начните с приобретения высококачественной мыши, клавиатуры, веб-камеры (если вы проводите видеоконференции) и наушников. Трата времени на возню с дешевыми технологиями просто съедает ваш день, поэтому исследуйте, чтобы найти технологию, которая будет соответствовать вашим потребностям. Вы также должны носить с собой удлинитель, куда бы вы ни пошли, чтобы вам не пришлось искать несколько розеток.

Если вам сложно оставлять заметки и идеи, разбросанные по разным блокнотам и стикерам, подумайте о приобретении тонкого и легкого цифрового блокнота, который автоматически отправляет ваши заметки в облако. Он по-прежнему дает ощущение бумаги и карандаша, но сэкономит вам время на расшифровку или сканирование заметок позже.

В качестве меры предосторожности всегда имейте отдельную физическую резервную копию для ваших файлов. Облачные диски выходят из строя, и иногда не работает Интернет, поэтому наличие физической резервной копии может сэкономить ваше время и дать вам душевное спокойствие. Еще один способ работать умнее, а не усерднее.

6 Рассмотрите возможность дозирования

Скажу честно: когда я запустил свой первый онлайн-бизнес, магазин модной одежды Shopify, я был рабом многозадачности. Мои списки дел состояли из различных небольших задач, которые заставляли меня переключаться между повседневными делами. Так, например, я мог бы написать описание продукта, затем взять свой телефон, чтобы обновить Instagram магазина, а затем перейти на страницу заказов, чтобы управлять новыми заказами. Но сплоченности не было, так как я постоянно переключала внимание с одной задачи на другую. К счастью, все стало проще после того, как я обнаружил один простой трюк: группируя свои задачи, я могу делать больше – быстро и эффективно. Если вы не знакомы с пакетной обработкой, это процесс группирования похожих задач вместе. Например, допустим, вы пишете подписи в Instagram.

использовать в своих сообщениях. Вместо того, чтобы писать одну подпись, интегрировать ее в сообщение и публиковать, вы должны написать подписи для 10-20 сообщений за один раз, а затем запланировать их публикацию в определенное время. Пакетная обработка помогает сосредоточиться на одной и той же задаче, чтобы вы могли выполнять ее эффективно, не отвлекаясь. И так вы сможете работать умнее, а не усерднее.

Вы можете использовать дозирование для работы, встреч и даже домашних дел, таких как приготовление пищи и мытье посуды.

7 Используйте приложения.

Некоторые из самых громких имен в предпринимательском мире заработали состояния, выискивая небольшие перспективные идеи, которые сделают их жизнь проще. Билл Гейтс, например, купил DOS (которая стала операционной системой для Microsoft) за жалкие 50 000 долларов, так что ему не пришлось писать ее самому. 

Возможно, у вас нет 50 КБ, но вы можете следить за новыми и обновленными приложениями, которые сделают вашу жизнь проще. Некоторые приложения, которые особенно полезны для предпринимателя, включают Evernote (приложение для создания заметок ), Insightly (приложение для делегирования и задач), Grammarly (приложение для корректуры), Basecamp (приложение для управления временем), приложения для сканирования для ваших телефонов, Pocket (приложение для создания закладок) и Dropbox (приложение для безопасного обмена файлами).

Многие из этих приложений имеют урезанную пробную версию, но даже плата за подписку ничто по сравнению с количеством времени и энергии, которые эти приложения могут сэкономить вам. Чтобы быть в курсе новых приложений и обновлений, установите на телефоне напоминание о поиске «лучших приложений для предпринимателя» в любимой поисковой системе. Крупные компании постоянно обновляют свои рекомендации по приложениям, что сэкономит вам время на самостоятельные исследования.

8 Чаще не говори “ничего”

Если вы хоть немного похожи на меня (нравитесь людям), то вы, вероятно, заставляете себя делать то, на что у вас просто нет времени. Если вы хотите работать больше, а не умнее, остановитесь! Потому что, если вы постоянно говорите «да» другим, вы, скорее всего, попытаетесь выполнить их просьбы, нарушите свой график и выгорите. Научитесь говорить «нет» и сэкономьте много времени, которое вы сможете потратить на что-то действительно важное для вас и вашего бизнеса. 

Как можно сказать «нет», не обидев другого человека? Прежде чем нажать кнопку отправки в своем электронном письме, дайте твердый, но решительный ответ. Например, вы можете сказать что-то вроде: «Приятно слышать от вас. К сожалению, в моем расписании недостаточно места для выполнения вашего запроса ». Кроме того, не стесняйтесь выдвигать пару предложений о том, как они могут эффективно выполнить задачу без вашей помощи (так вы будете выглядеть как эффективный решатель проблем). 

Совет от профессионала: если вы все еще хотите помочь людям, опубликуйте обновление статуса, в котором объявите, что они могут обращаться к вам в определенное время один или два раза в месяц. Таким образом, вы можете достичь статуса полезного человека как в профессиональном, так и в личном кругу. В то же время вы сможете избежать ненужных отвлекающих факторов, которые истощают вашу энергию и мешают вашему распорядку дня.

9 Сделайте паузу и подумайте

Это может показаться контрпродуктивным, но пауза – один из моих любимых способов работать с умом. Я считаю, что, когда я отступаю от повседневной рутины, я могу задуматься о своем прогрессе. Это дает мне возможность определить, где я могу улучшить и что мне следует делать, чтобы продвигаться в профессиональном плане. Вы можете использовать эту стратегию, если вы много работали, но не добились реального прогресса в достижении своих целей. Способы сделать паузу:

• Поехать в отпуск
• Найдите новое хобби
• Вести дневник

10 Не переживайте из-за мелочей.

Мой последний совет – убрать мелкие неприятности жизни. Когда что-то мелкое угрожает снизить вашу продуктивность, подумайте о том, что неудобства возникают у всех. Поэтому вместо того, чтобы волноваться и вздыхать, постарайтесь улыбнуться и вынести неприятности. Кто-то отрезал вас в очереди в супермаркет? Улыбайтесь и ведите себя так, как будто это не важно. Если вы подождете несколько дополнительных минут, это не должно иметь большого значения в вашей жизни. Отпустите мелочи и сосредоточьтесь на том, что действительно важно, например на своем бизнесе, здоровье и финансовом благополучии.

Что делать, если вы не можете избавиться от разочарования или негатива? Найдите минутку, чтобы отойти и очистить свои мысли. Скорее всего, вы не будете обдумывать это через 15-20 минут. Если вы дома, попробуйте заняться расслабляющим делом, которое не даст вам задуматься о вещах, которые вызывают у вас стресс.

Вывод

Когда дело доходит до работы, может показаться заманчивым поторопиться или сжечь полуночное масло, но есть гораздо лучшие способы добиться своей цели. Когда вы начнете работать умнее, а не усерднее, ваша повседневная продуктивность значительно возрастет. Используйте эти десять стратегий, чтобы помочь вам в бизнесе, жизни и на побегушках. Момент, когда вы применяете более разумные методы работы, – это момент, когда вы решаете стать более эффективными.

Какие стратегии вы используете, чтобы работать умнее? Дайте нам знать в комментариях ниже. 

Хотите узнать больше?

• Взгляд изнутри на образ мышления успешного предпринимателя
• Будьте в 10 раз продуктивнее, перестаньте ставить цели и начните строить системы
• 10 очевидных признаков того, что вы должны работать на себя
• Как быть успешным (и получать от жизни все, что вы хотите)